Grundkurs Wirtschaft

für Wirtschaftsinformatiker

2.3.2 Instrumente der doppelten Buchführung

Autoren: Peter Paic & Julian Schopp

Die in der letzten Übungsaufgabe gewählte Vorgehensweise für jeden Geschäftsvorfall eine neue Bilanz zu erstellen, wäre in der Praxis viel zu aufwendig.

In einem Unternehmen gibt es täglich eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen, die wiederum eine Vielzahl unterschiedlicher Vermögens- und Kapitalpositionen betreffen.

In der Buchführung haben sich deshalb zwei zentrale Hilfsmittel etabliert, die die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen vereinfachen:
Das T-Konto und die Buchungssätze.

T-Konten


Geschäftsvorfälle werden nicht in der Bilanz, sondern in Bestandskonten gebucht. Die Bestandskonten leiten sich aus der Bilanz ab. Für jeden Bilanzposten wird ein Bestandskonto abgeleitet.

Bestandskonten, die sich aus der Aktivseite der Bilanz ableiten, werden aktives Bestandskonto genannt. Bestandskonten, die einer Position der Passivseite entsprechen, werden als passive Bestandskonten bezeichnet.

Die Bestandskonten sind in T-Kontenform aufgebaut. Der Begriff des T-Kontos erklärt sich mit dessen Aufbau. Die linke Seite des T-Kontos wird als Soll-Seite (S) bezeichnet und die rechte Seite als Haben-Seite (H).
Buchungen auf der linken Seite des T-Kontos werden demnach als Sollbuchung, Buchungen auf der rechten Seite als Habenbuchung bezeichnet.

Die Überschrift der beiden Seiten, Soll und Haben, ist unterstrichen. In der Mitte sind beide Seiten durch einen Strich getrennt. Die beiden Linien ergeben gemeinsam ein „T“.

Bei den aktiven Bestandskonten wird der Anfangsbestand, also der Übertrag aus der Bilanz, im Soll gebucht. Im Soll werden auf den aktiven Bestandskonten zudem Zugänge gebucht, während Abgänge und der Endbetrag, Saldo genannt, im Haben erfasst werden.

Aus der Rechnung „Anfangsbestand + Zugänge - Abgänge“ ergibt sich der Endbestand.

Abbildung 11: Modell des T-Kontos
 
Beispiel: Das aktive Bestandskonto „Fuhrpark“ ändert sich wie folgt:
Anfangsbestand                              20.000 €
02.04.                                                Zukauf VW Polo für 18.000 €
17.07.                                                Zukauf Ford Mondeo für 28.000 €
03.09.                                                Verkauf eines alten Nissan Micra für 2.500 €

Anfangsbestand + Zugänge - Abgänge = Endbestand
20.000 Euro + 18.000 Euro + 28.000 Euro - 2.500Euro = 63.500Euro

Auf dem T-Konto sehen die Geschäftsvorfälle wie folgt aus:

Soll                                      Fuhrpark                                  Haben
Anfangsbestand 20.000 €                           3.) Abgänge 2.500 €
1). Zugänge 18.000 €                                             Saldo 63.500 €
2.) Zugänge 28.000 € 
66.000 €                                                                             66.000 €
  
Die Buchung auf den passiven Bestandskonten erfolgt hingegen genau umgekehrt zu den aktiven Bestandskonten.

Anfangsbestand und Zugänge werden im Haben gebucht, Abgänge und der Endbestand (Saldo) im Soll. Damit ergibt sich folgende Grundstruktur für aktive und passive Bestandskonten.


Abbildung 12: Auflösung der Bilanz in Bestandskonten
Quelle: Eigene Darstellung.

Zum Abschluss einer Rechnungsperiode wird für jedes Bestandskonto der Saldo ermittelt (Kontenabschluss). Dieser fließt in die neue Bilanz ein.

Der Buchungssatz


Allein mit den T-Konten sind die Vermögens- und Schuldenbewegungen, die in einem realen Unternehmen durch eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen entstehen, nicht nachzuvollziehen.
Aus diesem Grund hat sich als weiteres Instrument in der Buchführung der Buchungssatz etabliert.

Der Buchungssatz ist eine kurzgefasste Formulierung des Geschäftsvorfalls. Der Buchungssatz gibt dabei Auskunft über die von dem Geschäftsvorfall betroffenen Konten und über die Höhe des zu buchenden Betrages (Wischmann 2009, S. 31).

Jeder Buchungssatz spricht mindestens immer zwei Konten an. Mindestens ein Konto wird auf der Sollseite angesprochen und mindestens ein Konto auf der Habenseite.
Für jeden Buchungssatz gilt, dass zuerst die Sollbuchung und dann die Habenbuchung genannt werden.

So erklärt sich auch der Begriff der doppelten Buchführung, denn jeder Geschäftsvorfall wird doppelt gebucht:
Erst auf mindestens einem Soll-Konto und anschließend auf mindestens einem Haben-Konto.
Kurz gefasst gilt für jeden Buchungssatz die Grundstruktur „Soll an Haben“ (Kudert und Sorg 2013, S. 58 ff.).

Das Wort „an“ zwischen den betroffenen Soll- und Haben-Konten hat sich als Verbindungswort etabliert. Dem Wort kommt jedoch keine weitere Bedeutung zu.

Der Betrag der Buchung wird sowohl im Soll als auch im Haben mitaufgeführt. Die Summe des im Soll gebuchten Betrags entspricht dabei immer der Summe des im Haben gebuchten Betrages.

Ein einfacher Buchungssatz mit einem Soll- und einem Haben-Konto und dem Betrag x1 lautet: „Soll-Konto x1 an Haben-Konto x1“ bzw. „Soll-Konto an Haben Konto x1“.

Für die folgenden vier Geschäftsvorfälle bilden wir nun die Buchungssätze:

  1. Ein Kunde von Steve begleicht eine offene Rechnung in Höhe von 300 Euro durch Banküberweisung.
  2. Um eine offene Lieferantenrechnung in Höhe von 4000 Euro zahlen zu können, nimmt Steve in gleicher Höhe ein Darlehen bei der Bank auf.
  3. Steve kauft einen neuen Pkw für 10.000 Euro auf Rechnung mit einem Zahlungsziel von 40 Tagen.
  4. Steve bezahlt den auf Rechnung gekauften Pkw per Banküberweisung.

Zu 1.:
Durch den Geschäftsvorfall sind die beiden Konten der Aktivseite „Forderungen aus Lieferung und Leistung (a.L.L.)“ und „Bank“ betroffen. Zugänge von Aktivkonten werden im Soll gebucht, Abgänge im Haben. Der Zugang ist in diesem Fall auf dem Konto „Bank“ zu verzeichnen.
Steve werden 300 Euro von seinem Kunden überwiesen. Das Aktivkonto „Forderungen a.L.L.“ verzeichnet einen Abgang in gleicher Höhe, da der Kunde die offene Rechnung nun beglichen hat.
Der Buchungssatz lautet also: „Bank 300 Euro an Forderungen a.L.L. 300 Euro“ bzw. „Bank an Forderungen a.L.L. 300Euro“.

Zu 2.:
Durch den Geschäftsvorfall sind die beiden Passivkonten „Verbindlichkeiten a.L.L.“ und „Darlehen“ betroffen. Zugänge auf Passivkonten werden im Haben gebucht, Abgänge im Soll.
Steve begleicht die Lieferantenrechnung. Das Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“ verzeichnet also einen Abgang in Höhe von 4.000 Euro, der im Soll gebucht werden muss. Auf dem Konto „Darlehen“ hingegen ist ein Zugang in gleicher Höhe im Haben zu buchen.
Der Buchungssatz lautet also: „Verbindlichkeiten a.L.L. 4.000 Euro an Darlehen 4.000 Euro“ bzw. „Verbindlichkeiten a.L.L. an Darlehen 4.000 Euro“.

Zu 3.:
Der Geschäftsvorfall betrifft das Aktivkonto „Fuhrpark“ und das Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“. Der Fuhrpark verzeichnet einen Zugang, ebenso wie die Verbindlichkeiten“. Zugänge auf Aktivkonten werden im Soll, Zugänge auf Passivkonten im Haben gebucht. Der Buchungssatz lautet daher: „Fuhrpark 10.000 Euro an Verbindlichkeiten a.L.L. 10.000 Euro“ bzw. „Fuhrpark an Verbindlichkeiten a.L.L. 10.000 Euro“.

Zu 4.:
Der Geschäftsvorfall berührt ebenfalls wieder das Aktivkonto „Fuhrpark“ und das Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“. In diesem Fall verzeichnen beide Konten einen Abgang in Höhe von 10.000 Euro.
Abgänge auf Aktivkonten werden im Haben gebucht, Abgänge auf Passivkonten im Soll. Der Buchungssatz lautet: „Verbindlichkeiten a.L.L. 10.000Euro an Fuhrpark 10.000 Euro“ bzw. „Verbindlichkeiten a.L.L. an Fuhrpark 10.000 Euro“.

Sind mehrere Aktiv- bzw. Passivkonten von einem Geschäftsvorfall betroffen, werden die zugehörigen Buchungssätze als zusammengesetzte Buchungsätze bezeichnet. Es bestehen die folgenden Varianten von zusammengesetzten Buchungssätzen:

Abbildung 13: Varianten zusammengesetzter Buchungssätze
Quelle: Eigene Darstellung


Anhand der folgenden Beispiele bilden wir je einen Buchungssatz zu den verschiedenen Varianten zusammengesetzter Buchungssätze:

  1. Steve kauft 10 neue Schreibtische zu je 500 Euro. Beim Kauf der Schreibtische zahlt Steve 1.000 Euro bar an, zur Zahlung der übrigen 4.000 Euro erhält Steve eine Rechnung.
  2. Steve kauft 2 Server für sein Rechenzentrum für je 20.000 Euro sowie 4 PCs für die Büroausstattung für je 250 Euro beim Hardwarehändler H. Steve zahlt bei Erhalt der Ware 5.000 Euro bar an. Für den übrigen Betrag von 36.000 Euro wird Steve eine Rechnung ausgestellt.
  3. Steve kauft 20 PCs für je 400 Euro auf Rechnung. Von den 20 PCs sind 10 für die Ausstattung der Büroräume von Steves Unternehmen gedacht. 10 PCs möchte Steve an seine Kunden weiterveräußern.

Zu 1.:
Durch den Erhalt der Schreibtische ist ein Zugang auf dem Aktivkonto „Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA)“ zu verzeichnen. Abgänge sind auf dem Aktivkonto „Kasse“ für die Baranzahlung und auf dem Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“ aufgrund der neuen offenen Rechnung zu buchen.

Der Zugang auf dem Aktivkonto „BGA“ ist im Soll, der Abgang auf dem Aktivkonto „Kasse“ sowie der Zugang auf dem Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“ im Haben zu buchen. Der Buchungssatz lautet:

BGA 5.000 € an Kasse 1.000 €
Verbindlichkeiten a.L.L. 4.000 €

Zu 2.:
Die neuen Server sind als Zugänge auf dem Aktivkonto „Technische Anlagen“ mit einer Summe von 40.000 Euro, die 4 PCs für die Büroausstattung als Zugang auf dem Aktivkonto „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ mit einer Summe von 1.000 Euro zu buchen.
Durch die Baranzahlung in Höhe von 5.000 Euro ist auf dem Aktivkonto „Kasse“ ein Abgang zu verzeichnen.
Durch die offene Rechnung ist auf dem Passivkonto „Verbindlichkeiten a.L.L.“ ein Zugang in Höhe von 36.000 Euro zu buchen. Zugänge auf Aktivkonten werden im Soll, Abgänge auf Aktivkonten und Zugänge auf Passivkonten im Haben gebucht. Der Buchungssatz lautet:

Technische Anlagen 40.000 € an Kasse 5.000 €
BGA 1.000 €  Verbindlichkeiten a.L.L. 36.000 €


Zu 3.:
Durch den Kauf der PCs entstehen neue Verbindlichkeiten in Höhe von 8.000 Euro. Aufgrund der unterschiedlichen Nutzungszwecke sind diese auf unterschiedlichen Aktivkonten zu buchen.
Die 10 PCs für die Büroausstattung sind auf dem Konto „Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA)“ zu verbuchen.
Die 10 PCs für den Weiterverkauf sind als Zugang auf dem Konto „Waren“ zu ver-zeichnen. Zugänge auf Aktivkonten sind im Soll, Zugänge auf Passivkonten im Haben zu buchen. Der Buchungssatz lautet:

BGA 4.000 € an Verbindlichkeiten a.L.L. 8.000 €
Waren 4.000 €   

Da die Grundstruktur immer gleich bleibt (Soll an Haben!) ist das Aufstellen von Buchungssätzen kein „Ding der Unmöglichkeit“. Um sicherzugehen, dass Ihnen bei der Dokumentation von Geschäftsvorfällen in Buchungssätzen keine Fehler unterlaufen, sollten Sie sich an der folgenden Checkliste orientieren.

Im Falle von erfolgsneutralen Geschäftsvorfällen können Buchungssätze mithilfe der folgenden Checkliste gebildet werden:

  1. Welche Konten sind durch den Geschäftsvorfall betroffen?
  2. Handelt es sich um Aktivkonten oder Passivkonten?
  3. Sind auf den Konten Zu- oder Abgänge zu verzeichnen?
  4. Merke: Bei Aktivkonten Zugänge im Soll und Abgänge im Haben buchen, bei Passivkonten genau umgekehrt.
  5. Merke: Es wird immer Soll an Haben gebucht.

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