Insbesondere in Dienstleistungsunternehmen nehmen Kosten für den Einsatz menschlicher Arbeitskraft den größten Kostenblock ein.
Zu den Personalkosten gehören neben dem Grundgehalt weitere Zusatzleistungen, wie beispielsweise Bonuszahlungen, Provisionen, Erschwerniszulagen oder Zuschläge für Schichtarbeit (Birker 1996, S. 39).
Entsprechend dem Verursachungsprinzip sind die Personalkosten idealerweise direkt Leistungseinheiten (Kostenträgern) zuzuordnen. Mögliche Methoden, um Personalkosten zuordnen zu können, sind beispielsweise regelmäßige Zeitanschreibungen der Mitarbeiter.
Im Rahmen der Zeitanschreibung geben die Mitarbeiter an, wie lange sie für welchen Auftrag gearbeitet haben. Möglich sind auch regelmäßige Zeitschätzungen der Mitarbeiter in zeitlich größeren Intervallen (z. B. quartalsweise oder halbjährlich).
Eine verursachungsgerechte Zuordnung der Personalkosten legt nahe, die tatsächlichen Ist-Personalkosten je Mitarbeiter als Wertebasis heranzuziehen. Hier ergibt sich jedoch die Problemstellung, dass in der Praxis für die gleiche Arbeit unterschiedliche Löhne gezahlt werden.
Der Mitarbeiter A der Druckstraße mit dreißigjähriger Betriebszugehörigkeit verdient in der Regel mehr als der junge Mitarbeiter B, der gerade erst seine Ausbildung beendet hat.
Würden die Ist-Kosten herangezogen, wären Aufträge, die durch
Mitarbeiter A durchgeführt würden, teurer als die durch Mitarbeiter B
abgewickelten Aufträge, obwohl die gleiche Tätigkeit ausgeübt wird.
Um zu vermeiden, dass die Vergleichbarkeit verloren geht, werden aus diesem Grund Durchschnittskosten gebildet.
Dies gilt auch für den Einbezug von Einmalzahlungen, wie z. B. Weihnachtsgeld oder Erfolgsprämien, die nicht im Auszahlungsmonat in voller Höhe berücksichtigt werden, sondern über Durchschnittswerte auf die gesamte Abrechnungsperiode aufgeteilt werden (Griga 2010, S. 97).
Je nach Art des Entgeltes handelt es sich um Einzel- oder Gemeinkosten. Während Fertigungslöhne unmittelbar einer Leistungseinheit (Kostenträger) zugeordnet werden können, stellen Personalkosten für Verwaltungsmitarbeiter Gemeinkosten dar (Griga 2010, S. 97).
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